De Belastingdienst heeft in 2022 weer meer boekenonderzoeken uitgevoerd bij ondernemingen dan in 2021. Ook dit jaar stijgt het aantal boekenonderzoeken. Een controle van de salarisadministratie wordt niet alleen ingesteld als er misstanden zijn ontdekt rond de loonheffingen. Het kan ook zijn dat de Belastingdienst uw bedrijf willekeurig selecteert voor deze controle.
Een loon controle kan veel stress opleveren omdat in de loop der jaren vaak niet alle gegevens op de juiste manier en incompleet uitgevoerd en vastgelegd worden. Om ervoor te zorgen dat de administratie compleet is kan onderstaande checklist gebruikt worden.
Bewaar opgaven met gegevens voor de loonheffingen
Ga na of je van alle werknemers de opgaaf met gegevens voor de loonheffingen in de salarisadministratie hebt bewaard. Werknemers moeten bij indiensttreding diverse gegevens aanleveren die nodig zijn om de aangifte loonheffingen te kunnen doen.
Juiste identificatiebewijzen
Bij indiensttreding van uw werknemer dient u deze te identificeren aan de hand van een geldig ID-bewijs. Hiervan dient dan tevens een kopie gemaakt te worden.
Een juiste registratie bestaat uit een kopie voor- en achterkant van een identiteitskaart of paspoort (kopie bladzijde BSN). Let op! Een kopie van een rijbewijs is niet rechtsgeldig omdat hier o.a. geen nationaliteit op vermeld staat.
Zorg dat de voorwaarden voor een vaste kostenvergoeding in orde is
Als een werknemer een vaste kostenvergoeding ontvangt dan dient dit schriftelijk te zijn vastgelegd. Voorwaarden zijn:
– Aannemelijk maken dat werknemers de betreffende kosten maken;
– Er zijn specificaties van de vaste kostenvergoeding die een specificatie naar aard en veronderstelde
omvang heeft;
– U heeft onderzoek gedaan naar de werkelijk gemaakte kosten.
Daarnaast mogen de posten die in de vaste kostenvergoeding zitten niet ook nog via een declaratie nogmaals onbelast worden vergoed.
Controleer de administratie van de auto van de zaak
Controleer of alle auto’s van de zaak geregistreerd zijn en bij de betreffende werknemers in de salarisadministratie zijn opgenomen en ga na of het juiste bijtellingspercentage wordt toegepast.
Als een werknemer geen bijtelling heeft dan dient er een ‘verklaring geen privé gebruik auto’ van de Belastingdienst aanwezig te zijn.
Indien een bedrijfsauto afwisselend wordt gebruikt door personeel, zorg dan dat er een sluitende rittenadministratie aanwezig is en de auto niet mee naar huis genomen wordt om bijtelling te voorkomen.
Controleer de administratie van de werkkostenregeling (WKR)
Controleer of alle kosten inclusief btw in de WKR administratie vermeld staan en alles ten laste van de vrije ruimte is gekomen en of er bij onvoldoende vrije ruimte genoeg eindheffing is betaald aan de Belastingdienst.
Inkomsten van derden
Je kunt ervoor kiezen om via de aangifte loonheffingen belasting te betalen over vergoedingen of verstrekkingen aan anderen dan uw werknemers. Denk bijvoorbeeld aan een kerstgeschenk voor een uitzendkracht.
Je bent niet verplicht om deze belasting te betalen, maar het is altijd goed om aan de ontvanger kenbaar te maken of je wel- of niet deze belasting op je neemt.
Controleer of de juiste (sector)premies zijn toegepast
Op basis van de werkzaamheden binnen uw onderneming bent u voor de premies WGA en ZW voor de werkhervattingskas ingedeeld in een sector die hierbij aansluit. Jaarlijks worden de betreffende premies opnieuw vastgesteld en krijgt u deze per brief toegezonden.
Zorg ervoor dat u de beschikking werkhervattingskas in uw administratie bewaard en de aangegeven premies hanteert die hierin vermeld staan.
Daarnaast dient u ook de overig (werknemers)premies te hanteren en af te dragen via de aangifte loonheffingen zoals Werkloosheidswet (WW), Arbeidsongeschiktheidsfonds (AOF), Wet Kinderopvang (WKO) en Zorgverzekeringswet (ZVW).
Parkeerkosten
Indien u uw werknemer een kilometervergoeding geeft van maximaal € 0,21 dan mag u daarnaast niet ook nog de parkeerkosten vergoeden. Al hetgeen meer dan € 0,21 per kilomeer vergoed wordt is loon voor de werknemer.
Specifieke zaken voor de directeur-grootaandeelhouder (dga)
Een dga valt niet altijd onder de premies werknemersverzekeringen. Pas de juiste premies toe en controleer of de dga voldoet aan de gebruikelijk loon regeling.
Controleer berekeningen
Vergelijk uw aangifte loonheffingen en betalingen van de netto salarissen met de financiële administratie. Komen de berekeningen overeen met de administratie en betalingen? Als er verschillen zijn dan moeten deze verklaarbaar worden gemaakt.
Strik Salaris werk met het online pakket van Visma Nmbrs. Het gehele personeelsdossier wordt beveiligd opgeslagen zodat u altijd inzage heeft in deze gegevens. Bij een controle kunnen alle gegevens meteen online aangeboden worden.
